Aké sú základné pravidlá pri archivácii dokumentov?
Poznáte to. Množstvo informácií, údajov, štatistík, dokumentov. Práve vo chvíli, keď niečo z nich potrebujete, neviete to spravidla rýchlo nájsť. Nenadarmo sa hovorí, že čas sú peniaze. Naučte sa správne archivovať a manažovať svoje dokumenty a vďaka tomu ušetríte množstvo času vďaka čomu bude vaša práca podstatne efektívnejšia. Nezabúdajte, že efektívne a výnosné podnikanie závisí vo veľkej miere aj od toho, ako dobre dokážete archivovať a spravovať svoje dokumenty. Prinášame vám niekoľko tipov a základných pravidiel pri archivácii dokumentov.
Vyčistenie dokumentov
Archivácia dokumentov v papierovej podobe je rýchlejšia a jednoduchšia, keď začnete s čistením dokumentov. Začnite tým, že sa zbavíte dokumentov, ktoré prekročili dobu úschovy. Možno budete prekvapení, koľkými zbytočnými dokumentmi je váš kancelársky nábytok preplnený.
Overte si čas uchovávania záznamov
Archívne dokumenty majú špecifické doby "skladovateľnosti", takže je dôležité pozrieť sa na pokyny na uchovávanie, aby ste zabezpečili, že ste archivovali v správnom čase. Pre každý typ dokumentov je stanovená špecifická doba uchovávania. Overte si to u odborníkov.
Vsaďte na kvalitný kancelársky nábytok
Poznáte to, máte preplnený už aj svoj kancelársky stôl rôznymi papiermi či dokumentmi a neviete poriadne ani s čím súvisia. Ak nemáte kde dokumenty uskladňovať, nie je to žiadny problém. Dokúpte si nový kvalitný úschovný priestor - kovové skrine na dokumenty, resp. kartotéky. Pamätajte, že archivácia dokumentov musí byť v prvom rade bezpečná, musí dokumenty chrániť pred ohňom, vodou, mrazom a všetkým ostatným. Nezabúdajte, že aj prach, nečistoty či vlhkosť môžu znehodnotiť vaše dokumenty.
