Jednoduché tipy pre produktívne stretnutia

Stretnutia zohrávajú veľmi dôležitú úlohu vo vývoji podniku a často zaberajú veľkú časť pracovného dňa. Veľa mítingov však nespĺňa svoj účel. Prečo je tomu tak a ako viesť produktívne stretnutia, sa dozviete v našom článku :)

Čo je podľa Vás najťažšou úlohou pri mítingoch? … áno, konštantne neodbočovať od témy. Ako prvé je nutné stanoviť cieľ stretnutia. Jedná sa iba o informačnú poradu alebo je potrebné aj aktívne zapájanie účastníkov? Upozornite na účel stretnutia všetkých zúčastnených, aby sa mohli dôkladne pripraviť. Taktiež je vhodné zaistiť, aby každý účastník vedel, akú má na stretnutí funkciu.

Mítingy a porady začínajte vždy načas, aj keď nie sú všetci prítomní. Aby bolo jednoduchšie dodržať rozhodnutia, ktoré padnú na mítingoch, je dobré, ak niekoho poveríte vytvorením zápisnice z porady. Požiadajte všetkých účastníkov, aby si vypli svoje telefóny alebo aspoň zvonenie, čím sa vyhnete neželaným vyrušeniam a nepríjemným zvoneniam.

Zvoľte správny typ a prostredie stretnutia

Vo veľkom množstve podnikov sú mítingy už iba rutinou – stále v tej istej miestnosti, bez ohľadu na zmysel stretnutia.

Chcete, aby Vaše stretnutia boli úspešné a produktívne?

Ako prvé musíte vždy individuálne posúdiť, aké prostredie a typ stretnutia je vhodné zvoliť.

Porady v stoji sú vhodné pre rýchle schvaľovanie a získanie prehľadu o práve riešených úlohách a problémoch. Sú krátke, efektívne a prinášajú rýchle rozhodnutia na jednoduchšie problémy. V stoji sme pozornejší a naviac si doprajeme aj trochu pohybu. Dobrým nápadom je investícia do výškovo nastaviteľného rokovacieho stola, ktorý môžeme využívať ako na mítingy v stoji, tak aj v sede. Počas porady v stoji je vhodné použiť magnetickú tabuľu alebo flipchart na brainstorming.

Vonkajšie prechádzky sú výborné pre hlboké, pokojné konverzácie v malých skupinkách (maximálne 5 ľudí). Výskumy dokázali, že v exteriéry dokážeme viac „nakopnúť“ svoje kreatívne myslenie. Počas prechádzania sa dýchame čerstvý vzduch, vnímame prírodné svetlo, čo nám dopĺňa stratenú energiu. Navyše pre tento typ stretnutí nepotrebujete žiadne špeciálne vybavenie... iba pohodlné topánky :)

Tradičné mítingy v konferenčnej miestnosti sú vhodné pre formálne stretnutia. Tento typ mítingov by mal mať zvolený program a zástupcu, ktorý ho riadi.

Spĺňate tieto podmienky?

Výborne, Vaše mítingy by mali byť efektívne a časovo úsporné. No je tu jedna nevýhoda – ak sa takéto porady uskutočňujú príliš často, môžu potlačovať kreativitu a podporovať pasivitu zamestnancov.

Kreatívne porady Vám pomôžu získať nové pohľady na problémy, nájsť alternatívne riešenia, či príležitosti na rozvoj. Počas týchto porád vôbec nemyslite na program, no mali by ste sa držať vopred stanovenej témy. Tieto porady sú hlavne o výmene názorov a zdieľaní myšlienok a nápadov. Na vizualizáciu všetkých nápadov použite samolepiace bločky s poznámkami alebo magnetické tabule. Po určitom čase neváhajte vyhlásiť prestávku a zmeňte prostredie porady pre získanie nových podnetov a pohľadov na vec.